Vacante: Secretaría/ Office Manager
¿Qué funciones implica este puesto?
Office management
- Gestión del personal de limpieza y del material necesario para su trabajo.
- Control de material de oficina y gestión de pedidos.
- Contacto, negociación y gestión de proveedores de la oficina.
- Tramitación de los seguros de las oficinas.
- Coordinación y seguimiento necesidades oficinas (Madrid, Barcelona, Bruselas)
Gestiones generales
- Organización y gestión de eventos corporativos y reuniones.
- Redacción, procesado y clasificación de correspondencia postal o electrónica.
- Seguimiento y preparación de las necesidades de incorporaciones.
- Gestión de viajes, reserva de restaurantes, hoteles y otras necesidades logísticas del equipo en coordinación con agencia externa.
- Control, gestión y coordinación con proveedores, mensajería…etc.
- Gestión de material corporativo de clientes, proveedores y equipo.
- Gestión con la empresa informática para el correcto funcionamiento de las herramientas de trabajo del equipo.
Idiomas
- Inglés y castellano bilingüe imprescindibles. Se valorarán además otros idiomas como el catalán o el portugués.
Administración
- Recepción y canalización de llamadas telefónicas.
- Organización y gestión de agenda.
¿Qué perfil buscamos?
Formación académica
- Titulación de grado medio
Experiencia profesional
- De 6 – 8 años en puesto similar en el sector servicios profesionales.
Idiomas
- Imprescindible: castellano bilingüe; inglés, nivel alto hablado y escrito (C1) y un segundo idioma, valorable catalán, francés, alemán e italiano.
Habilidades
- Iniciativa propia y perfil dinámico.
- Habilidades para la organización, planificación y gestión del tiempo.
- Pensamiento analítico.
- Tolerancia a la presión.
- Capacidad de trabajo en equipo (se apreciarán los valores de la profesionalidad, el respeto, la confianza, la colaboración, la actitud constructiva, la competencia sana con uno mismo y el apoyo a los demás).
- Pro-actividad, rigor, diligencia y atención al detalle.
- Perfil comunicativo y don de gentes.
- Polivalencia y flexibilidad.
¿Qué funciones implica este puesto?
- Apoyo en el desarrollo y ejecución de campañas de movilización social de incidencia política en diversos sectores (esto incluirá tareas como ideación, creación de identidad de marca y contenidos, gestión de comunidades…).
- Investigación y seguimiento de temas de actualidad con un componente social.
- Apoyo en el desarrollo e implementación de herramientas de escucha social como parte de campañas de movilización y estrategias de asuntos públicos.
- Soporte en las actividades de gestión administrativa del Departamento.
- Soporte en gestión de contactos: mantenimiento y actualización de bases de datos, organización de agendas y eventos, contacto con clientes y proveedores.
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