12 mayo 2022 4 MIN de lectura

Vacante: Secretaría/ Office Manager

 

¿Qué funciones implica este puesto?

Office management

  • Gestión del personal de limpieza y del material necesario para su trabajo.
  • Control de material de oficina y gestión de pedidos.
  • Contacto, negociación y gestión de proveedores de la oficina.
  • Tramitación de los seguros de las oficinas.
  • Coordinación y seguimiento necesidades oficinas (Madrid, Barcelona, Bruselas)

Gestiones generales

  • Organización y gestión de eventos corporativos y reuniones.
  • Redacción, procesado y clasificación de correspondencia postal o electrónica.
  • Seguimiento y preparación de las necesidades de incorporaciones.
  • Gestión de viajes, reserva de restaurantes, hoteles y otras necesidades logísticas del equipo en coordinación con agencia externa.
  • Control, gestión y coordinación con proveedores, mensajería…etc.
  • Gestión de material corporativo de clientes, proveedores y equipo.
  • Gestión con la empresa informática para el correcto funcionamiento de las herramientas de trabajo del equipo.

Idiomas

  • Inglés y castellano bilingüe imprescindibles. Se valorarán además otros idiomas como el catalán o el portugués.

Administración

  • Recepción y canalización de llamadas telefónicas.
  • Organización y gestión de agenda.

¿Qué perfil buscamos?

Formación académica

  • Titulación de grado medio

Experiencia profesional

  • De 6 – 8 años en puesto similar en el sector servicios profesionales.

Idiomas

  • Imprescindible: castellano bilingüe; inglés, nivel alto hablado y escrito (C1) y un segundo idioma, valorable catalán, francés, alemán e italiano.

Habilidades

  • Iniciativa propia y perfil dinámico.
  • Habilidades para la organización, planificación y gestión del tiempo.
  • Pensamiento analítico.
  • Tolerancia a la presión.
  • Capacidad de trabajo en equipo (se apreciarán los valores de la profesionalidad, el respeto, la confianza, la colaboración, la actitud constructiva, la competencia sana con uno mismo y el apoyo a los demás).
  • Pro-actividad, rigor, diligencia y atención al detalle.
  • Perfil comunicativo y don de gentes.
  • Polivalencia y flexibilidad.

¿Qué funciones implica este puesto?

  • Apoyo en el desarrollo y ejecución de campañas de movilización social de incidencia política en diversos sectores (esto incluirá tareas como ideación, creación de identidad de marca y contenidos, gestión de comunidades…).
  • Investigación y seguimiento de temas de actualidad con un componente social.
  • Apoyo en el desarrollo e implementación de herramientas de escucha social como parte de campañas de movilización y estrategias de asuntos públicos.
  • Soporte en las actividades de gestión administrativa del Departamento.
  • Soporte en gestión de contactos: mantenimiento y actualización de bases de datos, organización de agendas y eventos, contacto con clientes y proveedores.

Si quieres formar parte de nuestro equipo, haznos llegar tu currículum y porfolio o ejemplos a rrhh@vincesconsulting.com con el asunto “Vacante Secretaria MAD”. Por favor abstenerse aquellos perfiles que no cumplan los requisitos arriba descritos.

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