Vacante: Secretaría/ Office Manager

¿Qué funciones implica este puesto?

Office management

• Gestión del personal de limpieza y del material necesario para su trabajo.
• Control de material de oficina y gestión de pedidos.
• Contacto, negociación y gestión de proveedores de la oficina.
• Tramitación de los seguros de las oficinas.
• Coordinación y seguimiento necesidades oficinas (Madrid, Barcelona, Bruselas)

Gestiones generales

• Organización y gestión de eventos corporativos y reuniones.
• Redacción, procesado y clasificación de correspondencia postal o electrónica.
• Seguimiento y preparación de las necesidades de incorporaciones.
• Gestión de viajes, reserva de restaurantes, hoteles y otras necesidades logísticas del equipo en coordinación con agencia externa.
• Control, gestión y coordinación con proveedores, mensajería…etc.
• Gestión de material corporativo de clientes, proveedores y equipo.
• Gestión con la empresa informática para el correcto funcionamiento de las herramientas de trabajo del equipo.

Administración

• Recepción y canalización de llamadas telefónicas.
• Organización y gestión de agenda.

¿Qué perfil buscamos?

Formación académica

• Titulación de grado medio

Experiencia profesional

• De 6 – 8 años en puesto similar en el sector servicios profesionales.

Idiomas

• Imprescindible: castellano bilingüe; inglés, nivel alto hablado y escrito (C1) y un segundo idioma, valorable catalán, francés, alemán e italiano.

Habilidades

• Iniciativa propia y perfil dinámico.
• Habilidades para la organización, planificación y gestión del tiempo.
• Pensamiento analítico.
• Tolerancia a la presión.
• Capacidad de trabajo en equipo (se apreciarán los valores de la profesionalidad, el respeto, la confianza, la colaboración, la actitud constructiva, la competencia sana con uno mismo y el apoyo a los demás).
• Pro-actividad, rigor, diligencia y atención al detalle.
• Perfil comunicativo y don de gentes.
• Polivalencia y flexibilidad.

Si quieres formar parte de nuestro equipo, haznos llegar tu currículum y porfolio o ejemplos a rrhh@vincesconsulting.com con el asunto “Vacante Secretaria MAD”. Por favor abstenerse aquellos perfiles que no cumplan los requisitos arriba descritos.

La información que se reciba se tratara de acuerdo con la política de privacidad de Vinces en su finalidad de captación de talento.

• Datos tratados con esta finalidad: datos identificativos, de contacto y profesionales, tales como el nombre, apellido, dirección de correo electrónico, formación académica y experiencia laboral previa.
• Descripción de la finalidad: gestión de las candidaturas de empleo que se pudiesen publicar en cada momento, así como gestionar la base de datos de currículums recibidos por medios electrónicos, a efectos de poder estudiar los currículums y valorar nuevas incorporaciones al equipo de Vinces.
• Base de legitimación:establecimiento de medidas precontractuales a petición del interesado, con intención de concluir un contrato, en el marco de los procesos de selección a los que concurra el remitente del currículum.

Para más información: https://www.vincesconsulting.com/politica-privacidad/